Kollaboration über Fachabteilungen hinweg ist der aktuelle Trend in der IT, mit dem Innovationsfähigkeit, Flexibilität und Effizienz im Unternehmen in neue Dimensionen vordringen sollen. Unzählige Begriffe wie Enterprise Content Management, Marketing Ressource Management, Web Content Management, Product Information Management, Digital Asset Management oder Customer Relationship Management verraten, dass möglichst viele Daten jeweils fachspezifisch mit einer Management-Anwendung dem entsprechenden Anwenderkreis zugänglich gemacht werden sollen. Denn die Spezialisierungsgrade in einem modernen Unternehmen erfordern eine Berücksichtigung konkreter Bedürfnisse von Daten- und Prozessmodellen – und Zugriffsrechtestrukturen lassen sich nur schwer zwischen verschiedenen Domänen vermitteln. Wo Teams in Personalunion gleich verschiedene domänenübergreifende Rollen einnehmen, sind ad hoc Entscheidungen, Zugriffsregelungen und Metadaten erfolgsentscheidend.

Fachspezifische Anforderungen in allgemeinen Anwendungen zu nivellieren, engt den Aktionsradius von Mitarbeitern an entscheidenden Stellen ein. Und auch IT-Verantwortliche stehen vor diesem Dilemma: Denn welcher IT-Leiter verfügt tatsächlich über die notwendige Personalflexibilität und das Weiterbildungsbudget, um den Spezialisierungsanforderungen aus den Fachbereichen jederzeit eine adäquate Lösungskompetenz gegenüberstellen zu können? Doch ist es nicht gerade der technische Pragmatismus, der immer wieder zeigt, wie mit ein wenig Abstraktionsvermögen aus einem Filesystem ein Product Information Management-Tool werden kann?

 

Andererseits ist, neben den rein fachlichen Fragen, auch mit Virtualisierungstechniken der Vielzahl der unterschiedlichen Mission-Critical-Fachanwendungen nicht mehr Herr zu werden. 24/7, immer und überall, jederzeit und mit durchgängiger Datensicherung – einfacher Zugriff und doch streng gesichert – komfortabel, aber bitte nur im Hochsicherheitstrakt – webbasiert, aber Drag & Drop: Bislang scheint die Lösung darin zu liegen, Anwendungen durch permanente Erweiterung des Anforderungsfokus anzupassen, dies aber eher unspezifisch und ohne einen Blick auf das Zusammenspiel der Komponenten.

Einen anderen Ansatz verfolgt die Dortmunder Pixelboxx GmbH: Aus einem geschlossenen Digital Asset Management-Silo wird ein offenes und vernetztes System, das unternehmensweit benötigte Ressourcen einbindet oder zur Verfügung stellt und dies mit adäquaten Schnittstellen vor den Benutzern weitestgehend verbirgt. Bei dieser Lösung findet ein automatischer Abgleich statt, der die technische Umwandlung, die Konvertierung von Metadaten und die Zugriffsregelungen übernimmt, um Daten mit anderen Silos nahtlos und synchron abzustimmen.

 

Was für Web Content Management-Systeme schon Standard ist, wurde auf einem Open Day in Ehningen vorgestellt – gemeinsam mit der IBM: die Integration von DAM- und ECM-Komponenten wie beispielsweise Filenet oder dem Content Manager. Beide Domänen spezialisieren sich auf unterschiedliche Dokumentklassen und haben grundlegend verschiedene Modellierungen des jeweiligen Dokument-Lebenszyklus. Stehen im DAM-System Kreation, Entwurf, ästhetische Freigaben, die Integration mit Kreationstools und technische Qualitätskriterien neben der automatischen Transkodierung zwischen verschiedensten Dateiformaten, Druck- und Onlineformaten, Freistellpfaden, Transparenz und Farbräumen im Vordergrund, legt das ECM-System Wert auf vollständige Archivierung, Speichermanagement, die Integration in E-Mail- und Office-Dienste und unternehmensweite Transparenz im Rahmen einer Federated Search.

 

Im Zusammenspiel dieser Komponenten nutzt das DAM-System dabei die Archiv- und Speicherkompetenz des ECM und lagert auf diese Weise die ressourcenhungrigen DAM-Datensätze auf einen vergleichsweise kostengünstigen Speicherplatz aus. Im Gegenzug stellt das DAM-System seine spezifischen Services den ECM-Komponenten zur automatischen Qualitätsprüfung, dem Handling spezieller Dateiformate, der Umrechnung und Erzeugung von Vorschauansichten und niedrig aufgelösten Bildern oder der Behandlung von Metadaten aus dem Presse-, Agentur- und Kreativuniversum zur Verfügung.

Auf den ersten Blick mag diese symbiotische Verbindung etwas merkwürdig erscheinen, treten DAM- und ECM-Anbieter im Wettbewerb gegeneinander an. Bei näherer Betrachtung jedoch sind gerade die spezialisierten Funktionalitäten für den Anwender von großer Bedeutung. Denn allein aus der Tatsache, dass ein DAM auch Dokumente speichern kann oder ein ECM auch Grafikdateien, ergibt sich noch lange nicht, dass komplexe, medienspezifische Workflows oder revisionssichere Archivierung mit hierarchischem Speichermanagement einfach mit implementiert werden können.

 

Durch Dienste zur Normalisierung von DAM-spezifischen Formaten können nun auch Benutzer über das ECM-System gleichzeitig mit den Kollegen aus Marketing, Produktmanagement oder Kreationsabteilungen den gleichen Informationsstand nutzen, in Suchergebnissen das aktuelle Material berücksichtigen und sicher sein, dass sie von neuen Produkten nicht erst aus der Tageszeitung erfahren. Auf diese Weise entstehen erhebliche Vorteile durch das nahtlose Zusammenspiel zwischen fachspezifischen Anwendungen, und Teams zwischen unterschiedlichen Domänen können gebildet werden, um dem Wettbewerbsdruck durch Time-To-Media und Time-To-Market zu begegnen.

 

Gerade auch klassische, agenturnahe Prozesse wie beispielsweise die Integration von externen Fotografen oder Kreativagenturen, Produktionsdienstleistern für Druckvorstufe und lizenzrechtliche Abläufe stehen nun direkt auf dem Fundament einer unternehmensweiten Plattform zur Speicherung und Integration der produzierten und veröffentlichten Daten. Im Gegenzug können Daten aus dem DAM-Kontext, die nicht klar als öffentlich markiert sind, im ECM-System mit einer privaten Markierung versehen werden, die den technischen Zugriff zunächst nur aus dem DAM-System selbst erlaubt. Dennoch können auch für diese Daten die Kostenvorteile einer zentralen Speicherung direkt genutzt werden.

Das agile Web2.0 hat es schon vorgemacht: Moderne Dienste bieten stark reduzierte und auf das Wesentliche konzentrierte Schnittstellen an, um möglichst einfach neue aggregierte Lösungen, sogenannte Mashups, im Netz anzubieten. Der moderne Oberbegriff für diese austauschorientierte Anwendungen lautet Composite Content Application. Die Vorteile dieser Symbiose liegen dabei aber nicht nur auf Seiten der Benutzer, sondern auch im Betrieb der Anwendungen. Zentrale Infrastrukturkomponenten werden effektiver genutzt, so lassen sich unnötige Kosten für Storage und Datensicherung, für den Schutz vor schadhaften Daten und für den generellen Betrieb vermeiden. Gerade für eine speicherintensive Anwendung wie etwa ein DAM-System ist das von erheblicher Bedeutung.

 

Ebenso sind unternehmensweite Aspekte der in einer Fachanwendung verwalteten Daten auch für andere Benutzergruppen zugänglich. Und je nachdem, wie breitbandig der Verbindungspfad zwischen der DAM- und der ECM-Komponente ist, können unterschiedliche Caching-Strategien zugeschaltet werden, um Zugriffszeiten für Benutzer – gerade bei großvolumigen Rohdaten – zu reduzieren. Bereits ein einfachstes Mapping von Zugriffsrechten ermöglicht einen schnellen Integrationserfolg. Konzepte wie „öffentlich“ oder „unternehmensintern“ reichen hier schon aus, um den Zugriff des Unternehmens auf frische Marketinginformationen über Federated Search, Portalkomponenten oder klassische ECM-Clients anzubieten.

Nicht nur direkte Vorteile erschließen sich durch eine Vermaschung zentraler, klassischer Silo-Anwendungen. Denn jede Anwendungsklasse für sich verfügt bereits über Schnittstellen zu fachnahen Services. DAM und Web Content Management, bzw. Web-to-Print sind seit jeher Komponenten, die eng kooperieren. Doch gerade bei personalisierten Dokumenten oder Shop-Systemen, die per Recommender-Engine Views mit „Auflage 1“ anbieten, wird häufig vergessen, dass es sich um Veröffentlichungen handelt, die zumindest teilweise Archivierungsanforderungen unterliegen. Datenbankgestützte Publikationen erzeugen jedoch nur wenig echten Unique Content, sondern kombinieren Bestandteile, die bereits in der Datenbank vorhanden sind. Das gilt insbesondere für Bildmaterial mit vergleichsweise hohem Platzbedarf. Da aber das ECM-System die einzelnen Bildbestandteile in native Referenzen auflösen kann, reduziert sich der tatsächlich benötigte Platzbedarf und in gleicher Weise vereinfachen sich die Anforderungen an Indexierung und Retrieval.

 

Obwohl sich Digital Asset Management und Enterprise Content Management in der Modellierung von Zugriffsrechten und Metadaten erheblich unterscheiden (schon allein durch die jeweiligen Teilnehmerkreise, fachliche Anforderungen und in der jeweiligen Domäne vorherrschenden Metadatenstandards), sind automatische Abbildungen möglich. Hier muss im Einzelfall eine genaue Untersuchung erfolgen, um ein Kosten-Nutzen Verhältnis in der gegenseitigen Abstufung der Granularität zu ermöglichen. Teilweise reicht es bereits aus, strukturierte DAM-Metadaten in formatierte Textbausteine „zur Information“ oder einfache Tags umzuwandeln.